La organización es una función orientada a alcanzar un objetivo previamente establecido en el proceso de planificación. Su objetivo es llevar a cabo una serie de actividades y coordinarlas para que funcionen de manera conjunta para lograr metas organizacionales.
¿Qué es la Organización?
La organización es el proceso de estructurar y coordinar los recursos y actividades de una entidad para lograr sus objetivos y metas de manera eficiente y efectiva. En el proceso administrativo, la organización es la segunda etapa y es esencial para las empresas, ya que se refiere a la creación de una estructura y sistema que permita: definir roles y responsabilidades claras, asignar tareas y funciones específicas, establecer relaciones de autoridad y comunicación, coordinar esfuerzos y recursos, facilitar la toma de decisiones, mejorar la eficiencia y productividad, reducir la confusión y el conflicto, y fomentar la colaboración y el trabajo en equipo.
La organización es la unión de individuos con un propósito en común, y su objetivo es llevar a cabo y alcanzar las metas u objetivos estipulados en la primera etapa del proceso administrativo.
Principios de la Organización
Los principios de la organización en el proceso administrativo son:
- Objetivo: La organización debe tener un propósito claro y definido, pues todas las actividades establecidas en la organización deben relacionarse con los objetivos y los propósitos de la empresa. Este principio, establece que la existencia de un puesto o área sólo es justificable si sirve para alcanzar realmente los objetivos.
- Especialización: Este principio consiste en que cada miembro de la organización debe tener tareas y responsabilidades específicas. En otras palabras, el trabajo de una persona debe limitarse hasta donde sea posible, a la ejecución de una sola actividad; mientras más específico y menor campo de acción tenga un individuo, mayor será su eficiencia y destreza.
- Jerarquía: Este principio se refiere a la estructura de autoridad y responsabilidad dentro de una organización. En esta jerarquía, es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la comunicación necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan desde el más alto ejecutivo hasta el nivel más bajo. La jerarquía organizacional se representa gráficamente en los organigramas, los cuales muestran la estructura de la organización y las relaciones entre los diferentes niveles organizacionales.
- Unidad de mando: Este principio establece que al determinar un centro de autoridad y decisión para cada función, debe asignarse un sólo jefe, y que los subordinados no deberán reportarse más que a un sólo jefe. Esto quiere decir, que las ordenes y comunicaciones fluyen a través de un solo canal, evitando así conflictos con múltiples jefes y estableciendo una cadena de mando clara. Con el principio de unidad de mando se aumenta la eficiencia y productividad.
- Difusión: Se refiere a la delegación de autoridad y responsabilidad a los niveles inferiores de la estructura organizacional. La obligación de cada puesto que cubre autoridad y responsabilidad debe publicarse y ponerse por escrito a disposición de todos aquellos miembros de la empresa que tengan relación con el mismo. En otras palabras, este principio ayuda a distribuir las tareas y responsabilidades entre los miembros de la organización, ya que así los superiores se pueden concentrar en tareas más importantes al delegar responsabilidades, y así reducir la dependencia de una sola persona.
- Equilibrio: Este principio busca encontrar un punto de balance óptimo entre los diferentes principios y elementos de la organización, para asegurar una eficacia global de la estructura de la empresa. Loa anterior, ayuda a evitar extremos y excesos, y a la reducción de conflictos y problemas en la organización.
La etapa de organización es esencial en todo tipo de organización. Después de establecer los objetivos y planes, la administración debe establecer un sistema estructurado para reunir de manera eficiente los recursos físicos y humanos necesarios para alcanzar las metas de la empresa.
Para mayor profundización sobre los principios de la organización, ver el siguiente vídeo:
Tipos de Estructuras Organizacionales
Las estructuras organizacionales son patrones para organizar una empresa con el fin de cumplir las metas propuestas y lograr los objetivos deseados. Cada empresa u organización es diferente, por eso se debe de seleccionar la estructura organizacional que más se adapte a sus principios y necesidades.
Las estructuras organizacionales son útiles para lograr y alcanzar los objetivos de la organización, minimizar la influencia individual en las organizaciones, y ayudar a formar la cultura y misión organizacional.
Existen varios tipos de estructuras organizacionales, algunos de ellos se presentan en la siguiente infografía y presentación.
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